Kan vi göra arbetsmöten mer uthärdliga?

57 minuter sedanAv Jane Wakefield, teknikreporter Jaime Teevan Jaime Teevan tror att AI kan förändra arbetsmöten Arbetsmöten kan ibland vara otroligt kraftfulla. Som den Jaime Teevan, chefsforskare på Microsoft, säger att hon hade för några år sedan med sin vd Satya Nadella, och Sam Altman, grundaren av det ledande AI-företaget OpenAI. Det hade en så visceral inverkan på Teevan att hon efteråt satt i sin bil och skrek, upprymd över möjligheten till AI. ”Jag har aldrig gjort det förut, men det var alldeles för mycket känsla”, säger hon. Mötet var en demonstration av potentialen hos OpenAI:s nu populära AI-chatbot ChatGPT. Och det gjorde Teevan övertygad om att AI kan vara på gränsen till att förändra många saker, inklusive möten. ”Historiskt har datoranvändning varit ganska bra på att hjälpa till att göra slitet mer effektivt”, säger hon. ”Men att ha något som kan hjälpa till att kasta ut en massa idéer och kunna reflektera över dem, det känns verkligen kvalitativt annorlunda och som en verklig möjlighet.” Men medan Teevan länge kommer ihåg det specifika arbetsmötet, för de flesta av oss kan sådana sammankomster med kollegor vara slit. Elon Musk sa en gång att ”överdrivna möten är en plåga för stora företag och blir nästan alltid värre med tiden”. Få skulle inte hålla med. Under tiden är 72 % av mötena ineffektiva, enligt en global studie. Och din hjärnaktivitet minskar när du har ett Zoom-möte, säger en rapport från forskare vid Yale University i USA och Storbritanniens University College London. Men som ett resultat av coronavirus-pandemin tvingades väldigt många företag och organisationer att flytta sina möten online 2020, med alla satt framför en webbkamera. Och gilla dem eller avsky dem, videomöten är här för att stanna, via t.ex. Zoom, Microsoft Teams och Google Meet.Getty ImagesEn studie sa att en persons hjärnaktivitet sjunker vid ett Zoomsamtal på jobbet. Teevan säger att den här växlingen var ”slumpmässig” eftersom den ”skapade möjligheten för AI att [positively] påverka våra möten”. De tre stora leverantörerna av videomötesteknik tror vissa att så är fallet, och alla erbjuder nu användarna AI-drivna assistenter. Zoom har AI Companion, Teams har Co-Pilot och Meet har Duet AI. Snabbt expanderande funktioner inkluderar redan AI som transkriberar mötet åt dig, föreslår frågor du kanske vill ställa, sammanfattar mötet i punktform, påminner dig om vem mer är närvarande, eller till och med i fallet med Meet – dess AI deltar i ett onlinemöte för din räkning. Husayn Kassai är grundaren av London-baserade start-up Quench AI, som gör AI-driven träningsprogramvara. Han förutspår det i framtiden ”alla i arbetsstyrkan kommer att ha någon form av AI-coach som följer med dem” till möten. ”Möten kommer att bli mycket mer produktiva, eftersom vi kommer att gå in i dem mycket bättre informerade och kunna göra användbara och mer värdefulla bedömningar, ” säger Kassai. Han tillägger att arbetare kommer att använda AI ”för att hjälpa dem att få en aning och ge dem en uppdelning av informationen”. Som ett resultat säger han att möten kommer att börja åstadkomma saker, till skillnad från nu, eftersom ”människor är” inte prata om saker som är viktiga eftersom de inte är förberedda”. Kassai tänker sig också att AI ska fungera som en slags moderator, ge feedback efter mötet, kanske till och med påpeka saker som människorna i rummet känner sig oförmögna till. ”När du har en idiot i mötesrummet som gnäller och någon som inte säger så mycket… AI:n kan säga saker som ”högtalare tre, du pratade bara 2% av gångerna och nästa gång behöver du prata 20% av tiden’.”Husayn KassaiHusayn Kassai säger att AI kan beräkna hur mycket tid varje person talar för Teevan hävdar att CoPilot redan har ”en ganska betydande inverkan” på människors videomöten. ”Människor kan sammanfatta möten fyra gånger snabbare.” Men som många rapporter under det senaste året har visat, är AI ännu inte idiotsäker och kan göra misstag, eller som de också kallas, ”hallucinationer”. Som svar på gammalt ordspråk ”skräp in, skräp ut”, säger Teevan att Microsoft för närvarande gör mycket arbete för att säkerställa att Co-pilots ”AI-prompting” är så bra som möjligt. AI-prompting syftar på AI som ger bästa möjliga svar på användarens fråga. För att göra detta måste den kunna lära sig så snabbt som möjligt vem användaren är, vad han eller hon gör som jobb och vilka svar de med största sannolikhet vill ha. ”Ett av de vanligaste sätten att jag använder AI är att ställa vilka frågor jag ska ställa under ett möte”, säger Teevan. För att få rätt svar från AI säger Teevan att det måste ”förstå att jag är forskare och chef på Microsoft”. Affärspsykolog. Jess Barker säger att det är lätt att förstå varför så många av oss inte gillar arbetsmöten. ”Datan tyder på, liksom vår erfarenhet, att de flesta möten är tidskrävande och ineffektiva.” Hon är inte heller ”övertygad om att den allmänna frustrationsnivån kommer att försvinna helt” tack vare AI. ”Jag tror att vi kan upptäcka att vi fortsätter att vara frustrerade över möten, men av olika anledningar – som irritation på person A som aldrig dyker upp till mötet på måndagsmorgonen, utan istället begär att AI-verktyget deltar på deras vägnar.” Eller frustration hos personen som dyker upp sent till varje möte och använder AI-verktyget för att uppdatera om vad de har missat hittills. Jag kan se hur detta kan resultera i ökad förbittring och misstro mellan kollegor.” Ändå är Microsofts Teevan övertygad om att AI kommer att bidra till att förbättra möten. ”Det kan hjälpa människor att känna sig mindre överväldigade, det kan hjälpa dem att komma igång och bocka av saker från sin lista. Och det kan hjälpa till att väcka idéer, se saker på nyhetssätt och få stöd där.”